Homeoffice - produktives Arbeiten von zu Hause
Bisher verbrachten die meisten Arbeitnehmer nur gelegentlich Tage im Homeoffice; das hat sich nun sehr stark geändert. Auch, aber nicht nur in Krisenzeiten ist es gut, wenn man bei Bedarf schnell ins Homeoffice "umsteigen" oder sich mit dem Homeoffice abwechseln kann.
Es gibt viele Aspekte, die man ins Kalkül ziehen sollte, wie auch arbeits- und datenschutzrechtliche Vorgaben; falls eine schnelle Umsetzung ansteht, haben zunächst die wichtigsten Voraussetzungen Vorrang, für die wir Ihnen nachfolgend Tipps liefern:
Vorbereitung
Vorteile Vorab-Test
Wenn schon abzusehen ist, dass Situationen das Homeoffice erfordern, können Sie und die betroffenen Kollegen bereits im Vorfeld das Arbeiten im Homeoffice unter unkritischen Bedingungen testen. Überlegen Sie sich außerdem, welche Tätigkeiten sich für das Homeoffice eignen.
Sie können vorab
- von Arbeitgeber- und -nehmer-Seite aus prüfen, ob Ihre Systeme standhalten, wenn plötzlich viele Mitarbeiter von außerhalb zugreifen.
- rechtzeitig Internet-Kapazitäten und Zugriffspunkte auf interne Systeme erweitern, falls nötig.
- entsprechende Aufgaben so vorbereiten, dass Sie direkt loslegen können.
Kommunikationswege festlegen und organisieren
Sorgen Sie dafür, dass Sie auf alle benötigte Daten von zu Hause zugreifen können. Nehmen Sie entsprechendes Equipment, wie z.B. einen vorbereiteten und geprüften Laptop mit entsprechendem Sicherheitspaket ausgestattet, Dateien, Passwörter, usw. mit, damit Sie zu Hause durchstarten und sich überall anmelden können. Doch Vorsicht, denn nicht alle Dateien können Sie mit nach Hause nehmen. Aus datenschutzrechtlicher Sicht dürfen vor allem Kundendaten und andere sensible Firmendaten nicht einfach mitgenommen werden. Klären Sie dies bitte vorher mit Ihrem Vorgesetzen ab.
Technische Möglichkeiten:
- Telefon:
Sie können entweder Ihr Geschäftstelefon umstellen auf das persönliche bzw. Dienst-Mobiltelefon oder Ihr eigenes Telefon nutzen. Wenn Ihre Telefonnummer im Homeoffice abweicht, informieren Sie Kontakte, wie Sie erreichbar sind (Nummer(n) kommunizieren).
- Erreichbarkeit per E-Mail:
Können Sie auf Ihre Geschäftsmail zugreifen oder wollen Sie Ihre eigene Mail-Adresse nutzen?
Ist letzteres der Fall, können Sie ggf. die Geschäftsmails umleiten (lassen) bzw. allen die private Mail-Adresse kommunizieren. Sie können auch eine neue private Mail-Adresse einrichten, die Sie nur für die Arbeit nutzen, damit Geschäftliches und Privates besser zu trennen sind.
Doch hier müssen Sie vorsichtig sein, denn aufgrund des Datenschutzen dürfen nur unsensible Daten über die private Mailadresse versandt werden und keine Kundendaten.
- Faxe empfangen und versenden:
Auch Faxen ist im Homeoffice ganz leicht möglich – sogar ohne Faxgerät;
Sie brauchen dazu nur einen Internetanschluss und versenden und empfangen Ihre Faxe ganz einfach per E-Mail – mit GTC InterFAX ist das ohne Installationen und sehr günstig möglich.
Hier finden Sie Imformationen zum Thema Internet-Fax
- Telefonkonferenzen:
Meetings, Präsentationen … können Sie auch im Homeoffice machen: mit einer Telefonkonferenz ist das ganz einfach. Sie benötigen dazu nur ein tonwahlfähiges Telefon und/oder einen Internetzugang.
Hier finden Sie Informationen zum Thema Telefonkonferenzen
- Webkonferenzen:
Zeigen Sie von zu Hause aus Präsentationen, unterstützen Sie eine Telefonkonferenz visuell, übertragen Sie Ihren Bildschirminhalt - oder entwickeln Sie am "Whiteboard" gemeinsam Ideen.
- Webinare:
Selbst auf das Halten von Schulungen und Fortbildungen brauchen Sie im Homeoffice nicht verzichten. Webinare können Sie auch von zu Hause aus unkompliziert und ohne großes Equipment planen und durchführen.
- Krisenkommunikation, Infos, Änderungen, Werbung usw. von zu Hause organisieren:
Wichtige Informationen, Änderungen zum Ablauf, außergewöhnliche Erreichbarkeiten - diese Informationen bringen Sie auch vom Homeoffice aus direkt zu Ihren Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten … - per Fax, E-Mail oder SMS. Die Organisation des Versands wie auch der Empfang aller Mitteilungen sind über das Internet ganz einfach auch im Home-Office möglich.
Hier finden Sie Informationen zum Thema Fax-Mailings, SMS-Mailings und E-Mailings.
Arbeitsplatz auswählen
Jeder Tisch (an dem man gut sitzt) kann geeignet sein. Prüfen Sie: wo habe ich einen guten Empfang und kann - auch wenn andere Haushaltsmitglieder da sind - ungestört arbeiten.
Schaffen Sie sich ein angenehmes Arbeitsumfeld mit gutem Licht und genug Ablageplatz für Ihre Unterlagen. Wenn Sie regelmäßig lange Telefonkonferenzen führen, ist das gemeinsam genutzt Wohnzimmer nicht die 1. Wahl, weil sonst alle anderen in der Zeit leise sein oder schweigen müssen.
Organisierter Einstieg und Arbeitszeit
Testen Sie mit (neuem) Laptop oder Rechner zu Hause, ob Sie sich mit Internet/Geschäftszugang verbinden können und ob Sie wie vereinbart erreichbar sind. Legen Sie sich alle Arbeitsmaterialien im Vorfeld zurecht (mitgebrachte Daten usw.). Räumen Sie ggf. das Arbeitsumfeld so auf, dass Sie nicht abgelenkt werden.
Falls Sie flexible Arbeitszeiten haben: probieren Sie aus, wann Sie am produktivsten arbeiten. Es gibt auch Menschen, die abends besser arbeiten können. Bedenken Sie jedoch, dass Sie sich nicht wie gewohnt flexibel im Büro austauschen können. Vereinbaren Sie deshalb feste Zeiten, um sich mit den Kollegen auszutauschen und notieren Sie sich, was Sie besprechen möchten.
Planen Sie vorher, wann Sie arbeiten. Wenn Sie mit Ihren Kollegen in engem Kontakt stehen: Kommunizieren Sie abweichende Arbeitszeiten.
Ablenkungen vermeiden
Wer von zu Hause aus arbeitet, braucht mehr Disziplin, da es evtl. mehr Ablenkungen gibt. Das spannende Buch, die auszuräumende Geschirrspülmaschine, das Handy, andere Haushaltsmitglieder oder einfach den Kühlschrank.
Deshalb legen Sie Handy, Bücher usw. möglichst außer Sichtweite und bereiten Sie sich ggf. Getränk und Snack schon am Arbeitsplatz vor, damit Sie nicht so häufig aufstehen müssen und dann nicht "in Gefahr" geraten, anderen Ablenkungen zu verfallen.
Manchen fällt das Homeoffice außerdem leichter, wenn Sie sich nicht im Schlabberlook, sondern auch zu Hause alltagstauglich an die Arbeit machen. Probieren Sie es aus.
Womöglich ist Ihr Nachbar auch im Homeoffice oder Urlaub und nutzt die Zeit für Wohnungsumbau oder ist ein fleißiger, aber schlechter Posaunist. Es gibt viele unerwartete Störfaktoren, die Sie im Homeoffice überraschen können.
Dazu ein Tipp: ein Voice-Cancelling-Kopfhörer kann sehr nützlich sein, um unerwünschte Geräusche auszublenden. Dieser Kopfhörer blockiert alle Umgebungsgeräusche, so dass Sie in Ruhe arbeiten können.
Fazit
Das Homeoffice bietet viele Freiheiten und kann schnell eingerichtet werden. Vielleicht ist die derzeitige Situation und der „große Aufbruch“ ins Homeoffice auch mal ein guter Grund, unsere Arbeitskultur zu hinterfragen – und in alle Richtungen Selbstdisziplin zu üben. Immerhin können mit einzelnen Homeoffice-Tagen Anreisewege gespart und die Umwelt geschont werden. Mit diesen Tipps sind Sie auf jeden Fall für das Arbeiten von zu Hause gewappnet.
Falls gewünscht: Wir unterstützen Sie bei allen Fragen und Bedürfnissen für die Kommunikation im Homeoffice per E-Mail, Fax oder Telefonkonferenz.
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