Newsletter

SEPA im Unternehmen umsetzen

Am 1.2.2014 wird der EU-Zahlungsverkehr harmonisiert und auf SEPA (Single Euro Payments Area) umgestellt. Sämtliche Zahlungen im EU-Binnenmarkt erfolgen dann nach einem festgelegten System.  Dies erleichtert den europaweiten Zahlungsverkehr.

Die Umstellung bringt aber auch ein paar wichtige Veränderungen für Sie mit. Damit Sie bereits jetzt alles vorbereiten können, haben wir die wichtigsten Informationen für Sie zusammengestellt.

Diese Änderungen bringt SEPA

  • Bei Überweisungen benötigen Sie nur noch die IBAN und bis 2016 die BIC des Zahlungsempfängers.
  • Das bestehende Abbuchungs- und Einzugsverfahren wird abgelöst durch die SEPA Basislastschrift und die SEPA Firmenlastschrift.

Welche Bereiche sind betroffen?

Generell sind alle Bereiche im Unternehmen betroffen, die Zahlungsverkehr abwickeln: vom Einkauf und den Personalbereich über die Buchhaltung bis zur IT, die die Umsetzung vornehmen muss.

Was ist generell zu beachten?

Generell haben Sie in allen Bereichen dafür zu sorgen, dass Ihnen bzw. Ihren Kunden IBAN und BIC vorliegen, damit Zahlungen weiterhin getätigt werden können. D.h. Briefpapier, ggf. Internet-Seiten, Verträge und andere Dokumente müssen mit Ihrer IBAN und BIC versehen werden. Ihre Banksoftware bzw. Ihre Kundendatenbank brauchen die entsprechenden Felder.

Bildquelle: iStock.com/pagadesign

Was muss ich tun, um aus Einzugsermächtigungen und Abbuchungsformularen SEPA-Lastschriften zu machen?

 


Um weiterhin Geld einziehen zu können, benötigen Sie als erstes eine Gläubiger-ID. Diese können Sie kostenlos bei der Deutschen Bundesbank (www.glaeubiger-id.bundesbank.de) anfordern.

 

  • Einzugsermächtigung:


Um aus Ihren Einzugsermächtigungen SEPA-Basislastschriften zu machen, benötigen Sie eine gültige Einzugsermächtigung, die Ihnen im Original vorliegt – liegt Ihnen diese vor, reicht es, wenn Sie den Kunden über die Umstellung informieren und ihm seine neue „Mandatsreferenznummer“ mitteilen. Letztere identifiziert den Kunden und sein Mandat  eindeutig. Es kann sich dabei z.B. um Ihre Kundennummer handeln. Er kann der Umstellung dann 6 Wochen lang widersprechen. Tut er es nicht, haben Sie eine gültige SEPA-Basislastschrift vorliegen. Ähnlich wie beim Abbuchungsverfahren können Zahlungen per SEPA-Basislastschrifteinzug 8 Wochen lang vom Kunden zurückgegeben werden.

  • Abbuchungsverfahren:


Ihre bestehenden Abbuchungserlaubnisse werden zum 1.2.2014 automatisch ungültig. Sie müssen Ihren Kunden dann neue Formulare zusenden, ein sogenanntes Firmenlastschriftmandat, das der Kunde sowohl an Sie (im Original) als auch an seine Bank unterschrieben zurücksendet.

 

 

Welche Besonderheiten gelten bei der Lastschrift?

Sie müssen bei Ihrem Kunden mit Einzugsverfahren vorab das konkrete Fälligkeitsdatum nennen, zu dem Sie den Betrag einziehen werden – und dies mit einer 14-Tages-Frist. Ist Ihnen dieser Zeitraum der Vorankündigung zu lang, können Sie diesen in den AGB´s oder Verträgen durch einen entsprechenden Passus bis auf 1 Tag vorher kürzen.

Das Einfachste ist es, das Fälligkeitsdatum auf der Rechnung abzudrucken. Sofern dies nicht möglich ist, können Sie den Kunden darüber aber auch per Fax, E-Mail oder SMS informieren – wichtig ist nur, dass Sie ihm den Betrag, das Fälligkeitsdatum, die Mandatsreferenznummer und Ihre Gläubiger-ID mittteilen.

Unabhängig von der Vorankündigung des Fälligkeitsdatums müssen Sie für die Einreichung der Lastschrift bei der Bank eine Vorlaufzeit von 6 (Basis-Lastschrift) bzw. 3 (Firmen-Lastschrift) Banktagen einplanen.

Fazit

Kundeninformation – einfach gemacht

Die SEPA-Umstellung bringt einige Neuigkeiten und konkreten Handlungsbedarf. Je früher Sie alles vorbereiten, desto reibungsloser klappt die Umstellung, denn kurz vor der Frist werden Banken durch sehr viele Anfragen langsamer reagieren. Lassen Sie sich am besten von einem SEPA-Berater Ihrer Bank beraten, welche Schritte in Ihrem Fall nötig sind, um die Umstellung zum 1.2.2014 reibungslos vorzunehmen.

Haben Sie Kunden, die am Einzugsermächtigungs- oder Abbuchungsverfahren teilnehmen? Um Ihre Kunden von der Einzugsermächtigung auf die Basis-Lastschrift umzustellen, müssen Sie diese rechtzeitig informieren. Dieses können Sie einfach und kostengünstig per Fax erledigen. Gleiches gilt für die Zusendung neuer Firmenlastschriftmandate.

Beim Versand von beidem unterstützen wir Sie gerne – und kümmern uns auch um die Anreicherung von Bankdaten mit IBAN und BIC. Rufen Sie uns einfach an unter Tel.: +49 (0)7 11-4 9090 0. Wir freuen uns auf Sie!

Alle Angaben ohne Gewähr.

Landscape

Martina Assenmacher

Ingram Micro Pan Europe GmbH

"Den E-Mail Versand unserer Newsletters erledigen wir in nur wenigen Minuten - und trotzdem super-professionell. Wir brauchen keine zusätzliche Software und müssen uns nicht langfristig binden. So bleiben wir flexibel. Zudem schätzen wir den Support der aufmerksamen GTC-Mitarbeiter."

Landscape

Uwe Streb

Festina Uhren GmbH

"Der Kundenservice hat uns super beraten. Jetzt holen wir viel mehr aus unseren Aktionen heraus, können Kampagnenvergleiche machen und erreichen genau, was wir wollen."

Landscape

Jürgen Klein

DATEV eG

"GTC ist unser langjähriger Partner für den SMS- und E-Mail-Versand und super zuverlässig. Daumen hoch."

Landscape

Bettina Holz

X-PERION Consulting AG

"Unsere Mitarbeiter sind in ganz Deutschland unterwegs, teilweise sogar europaweit. Eine regelmäßige Abstimmung ist hierbei unerlässlich. Mit GTC central-meeting sind wir völlig unabhängig: jeder wählt sich einfach per Telefon ein. Da spielt es keine Rolle, wo der Kollege gerade ist. Über internationale Einwahlnummern erfolgt die Einwahl auch aus dem Ausland zu geringen Kosten."

Landscape

Edgar Augel

Stadtmobil carsharing AG

"Mit dem Template-Editor erstellte E-Mailings sehen super aus. Außerdem passen sich unsere Mailings jetzt mit Responsive Design immer an die Größe der Empfangsgeräte an. Toll."

Landscape

Roland M. Rupp

Schweizerischer KMU Verband

"Der Service bei GTC lässt keine Wünsche offen. Auch die einfache Bedienung, die Auswertung und die mehrsprachige Menüführung sind top."

Landscape

Christof Korr

CreditPlus Bank AG

"Eine SMS wird nicht übersehen. Deshalb ist ein SMS-Mailing unsere Wahl, wenn es darauf ankommt. Mit GTC haben wir dazu einen Profi gefunden, mit dem alles super läuft. Und was uns besonders wichtig ist: Alle Daten bleiben in Deutschland."

Zu unseren zufriedenen Kunden zählen
+49 (0)7 11 - 4 90 90-0