GTC Belegversand: FAQ´s - Antworten auf häufig gestellte Fragen
Einige Fragen, die aus unserer Erfahrung auftauchen, haben wir hier für Sie beantwortet:
1. Wie viel Zeit nimmt die Implementierung in Anspruch?
Die Implementierung kann über Standardschnittstellen wie z.B. über eine geschützte Internet-Seite vorgenommen werden, die sofort zur Verfügung stehen. In diesem Fall bestimmt der Zeitbedarf Ihrer internen Entscheidungen (welcher Versandweg, wie soll die Vorlage aussehen u.ä.) den Zeitkorridor. Auch die Implementierung individueller Lösungen nehmen wir gerne für Sie vor – den Zeitbedarf stimmen wir dabei vorher bedarfsorientiert mit Ihnen ab
2. Wie einfach ist die Nutzung des GTC Belegversandes?
Die Abwicklung ist abhängig von Ihrer Entscheidung für die jeweilige Anbindungsmöglichkeit. Die Anbindung ist so möglich, dass der Belegversand durch wenige Klicks bzw. vollautomatisch nach Eintreten eines Ereignisses ausgelöst werden kann.
3. Wie hoch ist das Investitionsvolumen für den GTC Belegversand?
Es sind per se keine Investitionen für die Nutzung des GTC Belegversandes nötig. Nach Anbindung an die GTC Schnittstellen übernimmt GTC den Versand Ihrer Belege für Sie vollautomatisch. Berechnet werden dabei nur die einzelnen Versandaufträge, ohne Investitionen, Fixkosten, Wartungs- oder Lizenzgebühren.
4. Wie sicher ist die Übertragung?
Sämtliche externe Schnittstellen werden regelmäßig durch ein externes Prüfungsunternehmen (Acertigo) überprüft. Die Datenübermittlung über die GTC Internet-Seite erfolgt verschlüsselt über SSL. Die GTC Versandsysteme sind redundant ausgelegt und verfügen über eine Notstromversorgung, so dass der reibungslose Ablauf auch in Extremsituationen weitestgehend sichergestellt werden kann.
5. Welche gesetzlichen Vorgaben müssen eingehalten werden?
Grundsätzlich können alle Belege auch per Fax und E-Mail zugestellt werden, ohne dass bestimmte Vorgaben eingehalten werden müssen. Die Ausnahme stellen Belege wie Rechnungen dar: Um dem Empfänger den Vorsteuerabzug zu ermöglichen, muss diese mit der digitalen Signatur versehen sein.
6. Wie kann der Versand der Belege überprüft werden?
Nach jedem Belegversand erhalten Sie ein detailliertes Versandprotokoll, das Ihnen die Nachbearbeitung erleichtert. Sie sehen so auf einen Blick, welche Belege versendet wurden und welche aus welchem Grunde nicht.
7. Wie sieht der elektronische Beleg aus?
Wir nehmen keine Veränderung Ihres bisherigen Beleglayouts vor: Ihre Belegvorlage (bspw. Ihr Briefbogen und Ihr Standardtext) wird von uns mit Ihren Belegdaten angereichert und versand, so dass Ihr CI beibehalten werden kann.
8. Lohnt sich der elektronische Versand auch bei einem kleinen Volumen?
Grundsätzlich läßt sich jede Anzahl von Belegen versenden – ganz gleich ob einer oder ob 100.000. Berechnet wird stets der Versand der einzelnen Belege, bzw. ggf. ein Mindestrechnungsbetrag von € 25,00 + MwSt. Aufgrund niedrigerer Zustellkosten als beim Postversand sowie dem Wegfall manueller Arbeiten und der Produktion von Printmaterial (Briefbogen, Briefumschlag), ist durch eine Umstellung ein großes Einsparungspotenzial realisierbar. Da zunächst eine Anbindung an die GTC-Systeme vorgenommen wird, ist es sinnvoll, ab einem Volumen von 100 Belegen im Monat über eine Umstellung nachzudenken.
Haben Sie weitergehende Fragen? Gerne stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite unter Tel.: +49 (0)7 11-4 90 90-82
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