Virtuelles Büro: Wie Sie mit neuen Mitteln Ihr Büro verschlanken

Wie kann man sein Büro und auch die Arbeit möglichst effektiv halten? Inzwischen gibt es wirklich tolle Möglichkeiten zur Vereinfachung der Büroabläufe. Wir zeigen Ihnen nachfolgend ein paar gute Beispiele.

Inzwischen gibt es interessante Kombinationsgeräte, die das Einsparen von Geräten ermöglichen. Z.B. gibt es Kopierer mit vielen Funktionen, mit denen man z.B. auch Scannen usw. kann. Auch neue Faxgeräte haben mittlerweile oft eine Scan-Funktion. Damit können Sie sich z.B. den Extra-Scanner sparen.

Es gibt auch die Möglichkeit, die komplette Fax-Technologie ohne Faxgerät zu nutzen - per Internet-Fax. Dazu benötigen Sie nur einen Internetanschluss und können Faxe wie eine E-Mail faxen und auch empfangen.

Es ist besser, nur benötigte Programme zu nutzen. Viele praktische Anwendungen funktionieren auch ohne Software.

Eine Möglichkeit zum praktischen Verwalten von Dokumenten bietet der Google-Docs-Service. Hier werden Dokumente als Dateien eingestellt und diese stehen mehreren gewünschten Nutzern zur Verfügung. Google-docs-Dokumente können mit GTC InterFAX auch leicht gefaxt werden bzw. ankommende Faxe werden auf Wunsch direkt in richtige Ordner einsortiert.

Auch Fax- und E-Mailings können Sie komplett ohne erforderliche Software über eine Internetplattform managen. Der Versand von Fax-Mailings und E-Mailings wird nahezu gleich in die Wege geleitet und funktioniert ganz einfach.

Denken Sie darüber nach, ob Sie Rechnungen oder Mahnungen künftig papiersparend per E-Mail oder Fax versenden und empfangen.  Mit dem elektronischen Belegversand sparen Sie nicht nur Papier, sondern auch Kosten und Zeit für das Ausdrucken und den Postversand. Inzwischen ist auch ein neues Gesetz für den Verzicht der bisher gesetzlich erforderliche Signatur bei Rechnungen geplant, die die Umstellung für manche Unternehmen bisher erschwerte.

Auch statt tatsächlichen Andruckmustern für Werbegeschenke kann man pdf-Grafiken austauschen und diese freigeben. Das erspart lange Postwege und die Ergebnisse sind meistens völlig ausreichend.

Smart-Phones machen Sie auch unterwegs flexibler. Selbst auf dem Weg zur Arbeit oder beim Kunden können Sie alle Faxe, Mails usw. empfangen und wichtige Dokumente so auch sofort versenden.

Geschäftsreisen fressen viel Zeit und sind kostspielig. Mit Telefonkonferenzen können Sie auf viele Geschäftsreisen verzichten und sind mit Ihren Gesprächspartnern dennoch direkt verbunden. Viele Meetings bringen auch virtuell sehr gute Ergebnisse. Telefonkonferenzen sind zudem günstiger, können sehr schnell gestartet werden und schonen die Umwelt. Auch GTC hat Telefonkonferenzen im Portfolio. Hier können Sie sich ganz einfach informieren oder eine Konferenz ausprobieren.

Inzwischen gibt es intelligente Internetplattformen, die Terminvereinbarungen - vor allem mit vielen Personen für interne Absprachen - vereinfachen. Dort kann der Planer der Veranstaltung Terminvorschläge machen und alle Beteiligten zur Abstimmung einladen. Jeder Teilnehmer kann dann zeitlich unabhängig seine Terminwünsche eingeben.

Diese Möglichkeit erspart viele Hin- und Her-E-Mails.

Externe Werbeagentur und Marketingabteilung können neue Designs, Entwürfe, Relaunches von Websiten oder Printerzeugnissen auch sehr gut mit Internet-Präsentationen austauschen.

Es ist ganz einfach, Websites einzurichten, um die Neugestaltung von Webseiten, Flyern, Messeständen ... den Entscheidern zu präsentieren, Zwischenschritte zu dokumentieren und so gemeinsam auf den Punkt zu kommen

Selbst bei kleineren Unternehmen lohnt es sich schnell, ein unternehmenseigenes Intranet einzuführen. Hier kann man z.B. relevante Arbeitsanleitungen stets aktuell für alle Mitarbeiter ablegen. Damit erspart man sich auch langes Suchen, denn die Anleitungen können über ein Stichwort leicht in der Suchanzeige gefunden werden.

Außerdem kann jeder Mitarbeiter hier die Telefonnummern, Urlaubszeiten ... von Kollegen ganz leicht nachschauen.

Es gibt inzwischen sehr viele gute Anwendungen, um alles im Büro leichter und effizienter zu gestalten. Nicht jeder braucht alle neuen Features, doch die eine oder andere Lösung bringen bestimmt auch Ihnen praktische Vorteile. Auf jeden Fall bieten Ihnen diese Möglichkeiten mehr Zeit, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, nämlich Ihre wirklichen Geschäftsziele.