DSGVO


Das sollten Sie
bei Ihren Mailings beachten

Bedeutung der DSGVO für Ihre Mailings

Die Datenschutzgrundverordnung, die am 25. Mai 2018 in Kraft tritt, schafft in der Europäischen Union einen einheitlichen Rechtsrahmen für die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten.

Da die Datenschutzbestimmungen in Deutschland in Bezug auf E-Mail- und Fax-Marketing schon immer recht streng waren, bringt dies nur wenig Änderungen für Deutschland - allerdings gelten die strengen (und jetzt noch erweiterten) Regeln nun auch für alle anderen Länder Europas.

 

Was Sie bei Ihren Mailing-Planungen datenschutzrechtlich beachten sollten, haben wir nachfolgend für Sie zusammengefasst.

Einverständnis ist Pflicht

Für den Versand Ihrer Mailings benötigen Sie das Einverständnis Ihrer Empfänger - und müssen dies auch nachweisen können. Es empfiehlt sich, bei der Eintragung über Ihre Webseite das Double-Opt-In-Verfahren einzusetzen: der Abonnent erhält nach seiner Eintragung einen Link, den er zur Bestätigung seines Einverständnisses klicken muss.  Dieses Einverständnis muss genau protokolliert und so abgespeichert werden, dass es im Zweifelsfall zu Beweiszwecken herangezogen werden kann.

Sie müssen dabei den Empfänger bereits vor seiner Eintragung darüber informieren, wofür Sie die Daten erheben und an wen Sie diese ggf. übermitteln. Außerdem muss er darüber informiert werden, wie er dieses Einverständnis widerrufen kann. Es empfiehlt sich hier auch ein Hinweis auf Ihre Datenschutzerklärung mit detaillierten Informationen.

Wichtig ist, dass die Einwilligung auf die Speicherung der Daten freiwillig und aktiv durch eine eindeutige bestätigende Handlung erfolgen muss – also auch nicht durch ein vorausgewähltes Häkchen. Der Nutzer muss den Haken, mit dem er sein Einverständnis gibt, aktiv selbst setzen.

 

Kurze Checkliste der Vorgaben:

  • Double-Opt-in
  • Werbefreies Double-Opt-In
  • Zweck muss im Formular angegeben werden
  • In Einwilligung Hinweis auf die Datenschutzerklärung
  • Verwendung muss in der Datenschutzerklärung aufgeführt werden
     

Sehr gerne kümmern wir uns um die datenschutzkonforme Double-Opt-In-Sammlung Ihrer Adressen für künftige E-Mailings und richten auf Ihrer Homepage eine entsprechende Datenbank ein.
Infos dazu finden Sie hier

 

Datenschutzerklärung

In Ihrer Datenschutzerklärung müssen Sie aufführen, an wen Sie personenbezogene Daten übermitteln und zu welchem Zweck. Beim Versand über GTC sollte die Datenschutzerklärung somit den Hinweis enthalten, dass Sie beispielsweise die E-Mail-Adresse und eventuell noch zusätzliche, (zur Personalisierung notwendige) Daten an GTC übermitteln, um an diese Ihren Newsletter versenden zu lassen. Diese Datenschutzerklärung sollte auf Ihrer Webseite zugänglich sein, so dass der Nutzer stets über den Verbleib seiner - wie auch immer erhobenen - Daten informiert ist.

 

Auftragsverarbeitungsvertrag

Einen Auftragsverarbeitungsvertrag muss jedes Unternehmen abschließen, das personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten lässt. Sie benötigen diesen Vertrag somit auch mit GTC, wenn Sie Mailings über uns abwickeln lassen. Wir haben einen entsprechenden Vertrag schon für Sie vorbereitet - Sie finden ihn hier: Auftragsverarbeitungsvertrag. Bitte füllen Sie ihn aus und senden ihn uns – Sie erhalten ein gegengezeichnetes Exemplar von uns zurück.

Widerruf / Austragung

In jeder E-Mail bzw. jedem Fax müssen Sie dem Empfänger auf einfache Art und Weise und ohne Zusatzkosten die Möglichkeit geben, sich wieder aus dem Newsletter auszutragen. Bei einem E-Mailing lässt sich das am einfachsten mit einem Abmeldelink realisieren: jeder Empfänger, der auf diesen Link klickt, wird automatisch auf Ihre Kundensperrliste bei uns gesetzt und dauerhaft und sicher vom Versand ausgeschlossen. Bei einem Telefax empfiehlt sich ein Ankreuzfeld mit einer normalen Rücksendefaxnummer, mit dem der Empfänger sich per Rückfax austragen lassen kann.

Mailingversand mit GTC

Mit GTC realisieren Sie Ihren Mailingversand automatisch DSGVO-konform. Sie profitieren von

 

  • Serverstandort Deutschland - Ihre Daten sind bei uns in sicheren Händen
  • DSGVO-konforme Auftragsverarbeitung mit entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen
  • Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß den Vorgaben der DSGVO

 

Bei der Nutzung unserer Datenbankfunktion profitieren Sie außerdem von der automatischen Abwicklung von Neueintragungen per Double-Opt-In. Und auch die Einbindung der Widerruf-Möglichkeit wird mit unserem Abmeldelink zum Kinderspiel. Unsere Kundenberater stehen Ihnen gerne beratend zur Seite!

 

Fazit

Die Datenschutzgrundverordnung schützt personenbezogene Daten noch stärker. Für Unternehmen, die international tätig sind, vereinfachen die neuen, einheitlichen Regeln letzten Endes das Marketing, weil man sich auf eine einheitliche Rechtslage im europäischen Raum verlassen kann.

 

Prüfen Sie Ihre internen Abläufe auf die Konformität mit der DSGVO - denn Verstöße können mit hohen Bußgeldern geahndet werden. Wichtig ist vor allem, dem Abonnenten über den Verbleib seiner Daten zu informieren, ihm die freie Wahl für die Eintragung zu lassen und ihm jederzeit zu ermöglichen, sich ohne Zusatzkosten wieder auszutragen. Und denken Sie daran, mit den Dienstleistern, die Daten für Sie verarbeiten oder speichern, einen entsprechenden Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abzuschließen.

Alle Angaben ohne Gewähr!
Unsere Texte sind nach bestem Wissen und Gewissen verfasst, stellen aber keinerlei Rechtsberatung dar. Für rechtlich verbindliche Aussagen kontaktieren Sie bitte eine entsprechend spezialisierte Rechtsanwaltskanzlei Ihres Vertrauens.

Hier finden Sie weitere Tipps zum E-Mail Versand

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Martina Assenmacher

Ingram Micro Pan Europe GmbH

"Den E-Mail Versand unserer Newsletters erledigen wir in nur wenigen Minuten - und trotzdem super-professionell. Wir brauchen keine zusätzliche Software und müssen uns nicht langfristig binden. So bleiben wir flexibel. Zudem schätzen wir den Support der aufmerksamen GTC-Mitarbeiter."

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Uwe Streb

Festina Uhren GmbH

"Der Kundenservice hat uns super beraten. Jetzt holen wir viel mehr aus unseren Aktionen heraus, können Kampagnenvergleiche machen und erreichen genau, was wir wollen."

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Jürgen Klein

DATEV eG

"GTC ist unser langjähriger Partner für den SMS- und E-Mail-Versand und super zuverlässig. Daumen hoch."

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Bettina Holz

X-PERION Consulting AG

"Unsere Mitarbeiter sind in ganz Deutschland unterwegs, teilweise sogar europaweit. Eine regelmäßige Abstimmung ist hierbei unerlässlich. Mit GTC central-meeting sind wir völlig unabhängig: jeder wählt sich einfach per Telefon ein. Da spielt es keine Rolle, wo der Kollege gerade ist. Über internationale Einwahlnummern erfolgt die Einwahl auch aus dem Ausland zu geringen Kosten."

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Edgar Augel

Stadtmobil carsharing AG

"Mit dem Template-Editor erstellte E-Mailings sehen super aus. Außerdem passen sich unsere Mailings jetzt mit Responsive Design immer an die Größe der Empfangsgeräte an. Toll."

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Roland M. Rupp

Schweizerischer KMU Verband

"Der Service bei GTC lässt keine Wünsche offen. Auch die einfache Bedienung, die Auswertung und die mehrsprachige Menüführung sind top."

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Christof Korr

CreditPlus Bank AG

"Eine SMS wird nicht übersehen. Deshalb ist ein SMS-Mailing unsere Wahl, wenn es darauf ankommt. Mit GTC haben wir dazu einen Profi gefunden, mit dem alles super läuft. Und was uns besonders wichtig ist: Alle Daten bleiben in Deutschland."

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