So praktisch E-Mails sind: Immer wieder verursachen sie Zeit- und Mengenprobleme und stressen den Empfänger. Das hält mehr als gewünscht von der eigentlichen Arbeit ab. Deshalb zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre E-Mail-Kommunikation verbessern.

Viele Berater empfehlen, E-Mails nur 2x täglich zu checken, doch das ist im Berufsleben und bei Kundenanfragen per E-Mail utopisch. Diese Tipps helfen Ihnen, Ihre eingehenden E-Mails besser zu verwalten.

- unnötige E-Mails sofort löschen:
Behalten Sie den Überblick und verschieben Sie Unnötiges bzw. Erledigtes gleich in den Papierkorb.

- Filter einstellen:
Identifizieren Sie Spam im Vorfeld durch Filter. Lassen Sie z.B. die Mail bzw. den Betreff auf bestimmte Begriffe prüfen und ggf. vorab in einen Spamordner aussortieren.

- Ordnung im E-Mail-Account schaffen:
Legen Sie sich zu bestimmten Themen bzw. für E-Mails spezielle Unterordner an, um mehr Struktur zu gewinnen.

- „einfache“ E-Mails sofort bearbeiten:
Braucht eine E-Mail nur wenige Minuten Bearbeitungszeit, dann bearbeiten Sie sie sofort.

- Sinn prüfen:
Kann ich mein Anliegen wirklich effizient per E-Mail klären oder ist z.B. ein Telefonat für Klärungsbedarf besser.

- nur auf Kopie setzen, wer betroffen ist:
Weiten Sie den Kreis der Empfänger nicht unnötig aus.

- beschränken Sie sich bei Kurz-Infos auf die Betreffzeile:
Für Kurzinfos reicht auch die Betreffzeile und Sie sparen Zeit.

Wählen Sie auch sonst eine aussagekräftige Betreffzeile.

- E-Mails strukturieren:
Nennen Sie das Wesentliche zuerst, verwenden Sie nicht zu viele Themen auf einmal, da sie sonst untergehen. Nutzen Sie Aufzählungen, Textbausteine und Vorlagen, um sich die Arbeit zu erleichtern, kennzeichnen Sie dringende Mails auch als solche.

- größere Anhänge:
Nur auf Wunsch versenden.

Wenn Sie diese Punkte beim E-Mailen beachten, machen Sie sich die Arbeit leichter. Stress bei der Arbeit beinhaltet aber natürlich viel mehr Faktoren. Um ihn zu vermeiden, organisieren Sie sich Ihre Arbeit abwechslungsreich, sorgen Sie bei schwierigen Arbeiten für Ruhe und eliminieren Sie Störungen. Planen Sie mit Zeitpuffer, damit durch Hektik keine Fehler passieren. Planen Sie auch immer mal wieder kurze Pausen für die Regeneration ein.